Dokumentasjon på byggeplasser er essensielt, men assosieres ofte med tunge og komplekse tekster som mange overser. Basert på mange års erfaring og tett samarbeid med HMS-ansvarlige fra flere ledende selskaper, presenterer vi en guide for å gjøre HMS-informasjon lettforståelig, visuell og engasjerende.
Last ned gratispakke med ikoner for Bygg og anlegg
Som en bonus har vi satt sammen en pakke med populære HMS-ikoner som du kan laste ned helt gratis nederst i dette blogginnlegget!
For ethvert byggeprosjekt skal god HMS-dokumentasjon være en prioritet.
Mens byggherreforskriften og andre lovskrifter gir klare retningslinjer, er det essensielt at denne informasjonen ikke bare overholder lovene, men også faktisk blir forstått av de den er ment for. Det handler ikke kun om å fylle et krav – det handler om sikkerhet, forståelse og klar kommunikasjon.
Hvordan lage gode og engasjerende HMS-dokumenter?
Gi ansvaret til en som kan lytte og levere
Først og fremst er det viktig at riktig person får denne oppgaven. Tildel ansvaret for å lage nye dokumenter/maler til en person som både har kompetansen og engasjementet som trengs. For å vite hva som fungerer og hva som faktisk er ønsket av de utførende er det viktig å involvere dem. Få deres innspill til hva som har fungert, eller ikke fungert tidligere og start arbeidet med dette som grunnlag.
Forenkle fremtidig arbeid med maler
Lag en universell mal tilpasset de fleste byggeplasser, der informasjon primært formidles gjennom ikoner og bilder. Suppler med korte, beskrivende tekster.
Gode maler som er enkle å jobbe med effektiviserer fremtidig arbeid betydelig for prosjektledere, HMS-ansvarlige og andre involverte.
Visualisere informasjonen
Et bilde sier mer enn tusen ord. Ikonene gir umiddelbar innsikt i potensielle farer og nødvendig verneutstyr, mens bilder tydeliggjør riktige prosedyrer. Ved å integrere ikoner og bilder fremfor overdreven tekst, blir dokumentene mer engasjerende og lettleste. Dette øker sannsynligheten for at innholdet huskes. Dessuten er visuelle elementer universelle, noe som betyr at de er forståelige selv for dem som kanskje ikke behersker norsk og bedre tilpasset for dem som sliter med lese og skrivevansker.
Ved god bruk av ikoner vil det også være enklere å tilpasse dokumentene til andre prosjekter ved å enkelt kunne fjerne eller legge til ikoner.
Enkelt eksempel av en visualisert personlig sikkerhetsinstruks (PSI)
Unngå unødvendig tekst
Hver setning skal gi verdi og formidle kritisk informasjon. Ved å være direkte kan du sikre at budskapet ditt ikke drukner i ord, og at leseren faktisk får det med seg.
Spør deg selv:
"Er denne informasjonen kritisk?"
Om du for eksempel utformer en ny Personlig Sikkerhetsinstruks (PSI) anbefaler vi heller å lage en detaljert versjon i tillegg til den konkrete som skal signeres i stedet for å inkludere alle små detaljer i den alle skal gjennomgå og signere.
Still den detaljerte teksten til disposisjon på byggeplassen for de som ønsker dypere innsikt.
Det er viktigere at de utførende klarer å gripe og huske kjernebudskapene, enn å navigere gjennom lange tekster som kan overskygge essensielle punkter.
Oversett malene
Mange byggeprosjekter i Norge har en internasjonal arbeidsstyrke. Å sørge for at de viktigste dokumentene er tilgjengelige på arbeidstakernes morsmål er ikke bare et tegn på inkludering, men også kritisk for sikkerheten. Byggehrreforskriften stiller også krav til at informasjonen skal "gis på en forståelig måte", dette innebærer at tekst skal oversettes til et forståelig språk for leseren.
Når malene er helt ferdige, send dem til en tolke-tjeneste og få dem oversatt til de mest relevante språkene for dine byggeplasser. Basert på vår erfaring er det fordelaktig å ha dokumenter tilgjengelige på norsk, engelsk, polsk, litauisk og russisk.
Vi har selv brukt Salita til dette og kan anbefale de dersom dere ikke har noen som kan gjøre dette internt i selskapet: https://www.salita.no/
Hold dokumentene oppdatert
Mange byggeplasser sliter med å holde informasjonen oppdatert. Ved å ha utdatert informasjon på byggeplass kan de utførende feilinformeres og dette kan igjen gi alvorlige konsekvenser for sikkerheten og/eller fremdriften. Det er derfor veldig viktig å oppdatere informasjonen som faktisk er tilgjengelig på prosjektet jevnlig gjennom prosjektet.
Gjør dokumentene synlige og tilgjengelige
Å ha oppdaterte HMS-dokumenter er viktig, men like kritisk er det at disse dokumentene er lett tilgjengelige for de som jobber på byggeplassen. En utfordring mange byggeplasser møter er at viktig informasjon forsvinner i mengden eller blir oversett.
Digitalisering av HMS på Byggeplass
Oppnå en god informasjonsflyt på byggeplassen ved å ta i bruk digitale HMS-tavler. Dokumentene publiseres enkelt via datamaskinen, og vil være tilgjengelig på tavlen(e) med en gang. Tavlene vi leverer er en komplett løsning med integrert elektronisk mannskapsregister, en stor og robust infoskjerm (21"-24") og 4G nettverk.
Ved å ta i bruk en digital byggeplasstavle forbedres også brukeropplevelsen til de utførende. Ved innlogging får de automatisk opp de viktigste dokumentene som dere har valgt at de skal signere eller godkjenne, i tillegg til viktige meldinger som er publisert.
Enkel oppdatering: Digitale tavler lar deg raskt oppdatere informasjonen slik at alle har tilgang til de siste endringene.
Elektronisk signering: Med digitale løsninger kan de ansatte signere dokumenter elektronisk. Dokumentene krever automatisk signering ved innlogging på HMS-tavlen.
Flerspråklig: Last opp dokumenter og beskjeder på flere språk, og de utførende får informasjonen på det språket de har valgt for sin profil.
Gratispakke med ikoner for bygg og anlegg
For de som arbeider i bygg- og anleggsbransjen, vet vi at visuell kommunikasjon er nøkkelen til sikkerhet og effektivitet. Vi har derfor satt sammen en pakke med HMS-ikoner spesifikt designet for bygg og anlegg. Pakken inkluderer ikoner for verneutstyr, arbeidsprosedyrer, potensielle farer, varselskilt og mer. Ikke bare vil disse ikonene gjøre dokumentene dine mer engasjerende, men de er også skapt med tanke på tydelighet og universal forståelse. Last ned vår gratis ikonpakke nå, og ta HMS-kommunikasjonen på byggeplassen til neste nivå!
Forhåndsvisning av ikonpakken:
